İş yeri iletişimi, bir işletmenin kişilerarası ilişkilerden üretkenliğe ve şirket kültürüne kadar tüm alanlarını etkiler. Etkili bir iletişim, olumlu sonuç olasılığını artırmak için mesajların açık ve verimli bir şekilde iletilmesini sağlar. İş yerinde etkili iletişim, özellikle birçok farklı kişilik ve iletişim tarzına sahip büyük ofis ortamlarında bazı pratikler gerektirebilir.
Bu yazımızda, iletişimin farklı bileşenlerini ve iş yerinde etkili iletişimin nasıl uygulanabileceğini yazdık.
İş yeri iletişimi nedir?
İş yeri iletişimi, bir çalışma ortamındaki bilgi alışverişi sürecidir. Kurumsal hedeflere ulaşılabilmesi için hem sözlü hem de sözlü olmayan etkili bir iş yeri iletişimi gereklidir. Açık ve net bir iş yeri iletişimi üretkenliği, hedeflerin gerçekleşme hızını ve olasılığını artırır.
İletişim bileşenleri
İletişim süreci hem iç hem de dış olmak üzere çeşitli değişkenlerden etkilenir. Bunları şöyle sıralayabiliriz:
-Bağlam
-Gönderen
-Mesaj
-Şifre
-Kanal
-Alıcı
-Dönüt
Bağlam
Bağlam, bir ifade veya fikir için ortamı oluşturan koşullara atıfta bulunur. Örneğin bağlam, bireyin kültürünü ve hatta iletişimin gerçekleştiği ülkeyi içerebilir. Ayrıca fikirler, tutumlar, duygular, beğeniler, deneyim, eğitim ve hatta güven seviyesi gibi dış uyaranları da içerir. Bu uyaranlar bir araya geldiklerinde insanların bilgi ve fikirleri iletme şeklini etkiler.
Gönderen
Kodlayıcı olarak da bilinen bu bileşen, mesajı paylaşan kişidir. Gönderen, mesajı iletişim kurdukları kişi tarafından en iyi alınacak şekilde iletmek için kelimeleri, resimleri, grafikleri ve sembolleri kullanır. Bir iş yerinde insanlarla dolu bir odada sunum yaptığınızda, bir iş arkadaşınızla konuştuğunuzda, bir müşteriyle sohbet ettiğinizde veya yöneticinize bir e-posta gönderdiğinizde gönderen siz olursunuz.
Mesaj
Fikirler olarak da adlandırılan mesajlar, gönderici ve alıcı arasındaki alışveriş sırasında paylaşılan bilgilerdir. Göndericinin neyi ileteceğine karar vermesi için ulaşmak istediği ana noktaları belirlemesi gerekir. Mesajın veya fikrin merkezi noktası açık olmalı ve gönderen, diğer kişinin mesajı nasıl alacağını aklında bulundurmalıdır. Bu, mesajların beden dili, yüz ifadeleri ve ses tonu gibi ek bilgiler olmadan yanlış yorumlanabileceği yazılı iletişimde özellikle önemlidir.
Şifre
Şifre, bir mesajı paylaşırken kelimelerin, resimlerin veya eylemlerin kullanılmasını ifade eder. Bu, sahip olduğunuz fikri bir e-postada yazarken kullandığınız metin olabilir. Amacı vurgulamak için ünlem işareti, soru işareti ve hatta emoji gibi kullandığınız herhangi bir sembol veya bir fikri açıklamak için gönderdiğiniz bir fotoğraf da olabilir.
Bir iş yerinde ise şifre, sunumlarda kullanılan slaytlara eklenen fotoğraflar veya grafikler olabilir. Hatta iş arkadaşınıza e-posta gönderirken kullandığınız bir görsel veya canlı sohbet sırasında yanıt aradığınızı belirtmek için cümlenin sonundaki bir soru işareti olabilir.
Kanal
Kanal, mesajın nasıl iletildiğidir. Basılı, elektronik veya ses şeklinde olabilir. Ortam seçimi genellikle gönderici ve alıcı arasındaki ilişkiden etkilenir ve tipik olarak mesajın ne kadar iyi alındığını ve anlaşıldığını etkiler. Örneğin acil veya kişisel bir mesaj paylaşırken, bunu sözlü olarak yapmak en iyi seçim olabilir. Öte yandan, fikir son derece teknikse veya belgelenmesi gerekiyorsa, basılı veya elektronik olsun, yazılı bir ortam kullanmak genellikle en sağlıklısıdır.
Alıcı
Bu, mesajı alan kişiyi ifade eder. Alıcılar, çevrelerinin iç ve dış uyaranlarından ve arka plandan etkilenirler. Bu kişi mesajı yorumlar, yani kendi kişiliği, algıları, görüşleri ve tutumları üzerinden yönlendirilir.
Dönüt
Bu, alıcının göndericiye verdiği yanıtı ifade eder. Sessizlik, bir tür geri bildirim olsa da geri bildirimler genellikle yazılı veya sözlü mesaj şeklindedir. Bu bileşen, mesajın doğru bir şekilde alınıp alınmadığını netleştirdiği ve iletişim döngüsünü tamamladığı için iletişimin en önemli bileşenlerinden biridir.